Heeft jouw bedrijf een zakelijk wagenpark? Of het hier nu gaat om auto's die eigendom zijn van het bedrijf, en hier aan het einde van de dag wellicht zelfs achterblijven, of om leaseauto's die medewerkers ook privé mogen gebruiken, het bezit van auto's brengt binnen een bedrijf altijd extra werk met zich mee. Vooral veel administratie, en daar is lang niet iedereen even gelukkig mee. Het meest arbeidsintensief is de kilometerregistratie, zowel voor de medewerkers die de auto's gebruiken als voor de administratie-afdeling op kantoor. Het goede nieuws is echter dat dit helemaal niet meer nodig is: de registratie is in veel gevallen nog steeds verplicht, maar handmatig werk hoeft dit niet meer op te leveren.

Administratie is noodzakelijk
Om meteen met de deur in huis te vallen: de administratie rondom auto's volledig wegnemen, dat is natuurlijk niet mogelijk. Net zoals bij alle bezitten en andere zaken die binnen een bedrijf gebruikt worden, of als beloning aan werknemers worden gegeven, is er ook met auto's sprake van verplichte administratieve handelingen. Niks nieuws, ook niks vreemd aan, zaken moeten nu eenmaal goed en netjes geregeld en bijgehouden worden. Voor de mensen die binnen het bedrijf de administratie verzorgen is dat ook meestal een fluitje van een cent, het behoort tot hun dagelijkse werkzaamheden.

De meest vervelende administratie rondom het wagenpark, is voor veel mensen echter het bijhouden van een rittenregistratie. Deze is verplicht vanuit de Belastingdienst, in eerste instantie alleen voor voertuigen die uitsluitend zakelijk worden gebruikt. Wanneer dit het geval is, hoeft er namelijk geen bijtelling voor privégebruik te worden betaald. Dat kan een bedrijf, maar ook de bestuurder van een leaseauto, aardig wat geld schelen. Alleen het bijhouden, daar wordt bijna niemand blij van...

Kan dat niet makkelijker?
Om aan te tonen dat een voertuig echt alleen zakelijk wordt gebruikt, en er dus geen bijtelling voor privégebruik hoeft plaats te vinden, moet ieder ritje dat erin gemaakt wordt bijgehouden worden. En dat is niemands favoriete klusje. Het levert de berijder vaak veel extra werk op, en wanneer deze het eens vergeet kan het ook binnen het bedrijf extra werk en inspanning vereisen. Bovendien moeten alle gegevens die de bestuurders bijhouden worden omgezet in een administratie die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Gelukkig kan dit ook een stuk makkelijker. Door een systeem op basis van GPS in de auto te installeren, worden ritjes voortaan automatisch bijgehouden. Fijn voor de bestuurders, die hoeven dit voortaan niet meer handmatig te doen, maar ook voor de mensen die al deze data moeten verwerken. Voortaan kan ook dat namelijk helemaal automatisch plaatsvinden, alle gegevens worden direct omgezet naar een goede administratie. En dat scheelt heel veel tijd en gedoe!